Din gamle email

Kolleger på Roskilde Universitet fortæller, at ledelsen på deres universitet nu har beordret dem til at rydde op i deres email. I en mail fra ledelsen udsendt den 23. april står der bl.a.

Fra d. 25. maj bliver de nye persondataretlige regler håndhævet. Det betyder at der er et forøget fokus på, hvordan offentlige myndigheder håndterer personoplysninger, dvs. enhver type af oplysninger, som kan knyttes til en bestemt person. Idet vi på RUC, som mange andre steder, har meget store datamængder liggende i e-mail-historik, skal du i den anledning foretage en større oprydning af dine mails.

Det er på RUC besluttet at medarbejderne bedst selv rydder op i deres egen mail-ind- og udbakke, idet nogle e-mails kan og bør beholdes, uanset at de er af ældre dato.

Til hjælp med at foretage denne sortering er vedhæftet en vejledning. …

… Det er ikke tilladt blot at slette fra email-klienten, men bevare en kopi udenfor denne, fx i anden mail. Oprydning og sletningen er et krav, som gælder alle stillingsniveauer. Det er vigtigt at du tager dig tid til opgaven med oprydningen af dine mail inden 25. maj.

Som hovedregel skal man slette alle e-mails der er ældre end 30 dage, medmindre:
a) Man har et konkret og sagligt behov for at gemme den pågældende e-mail.
b) E-mailen tjener som dokumentation for en sag. I dette tilfælde skal den lægges i F2 på den relevante sag, eller eventuelt lægges ind i et fagsystem.
c) E-mailen ikke indeholder personoplysninger.
d) E-mailen er rent privat.

Det er en spændende ordre og en spændende tidsfrist, der vidner om en spændende tilgang til ledelse, som ikke virker ukendt på mig.

Jeg ved ikke, hvor langt tilbage i tiden mine sjællandske kollegers mailkorrespondance rækker, men jeg har haft min nuværende mailkonto ved Aalborg Universitet siden 1987 og især siden 1991, da jeg blev ansat som universitetslærer, har jeg brugt den hver dag året rundt. Vi har i årenes løb skiftet mailserver og mailsystem nogle gange, men et hurtigt kig viser, at jeg har e-mail der strækker sig tilbage i al fald fra juni 2006.