Set gennem en voksende RUS

Vi har fået et nyt rejseafregningssystem på Aalborg Universitet, som vi skal bruge i forbindelse med afregning for vores tjenesterejser. Det gamle system hed RUS, så det nye hedder selvfølgelig RUS2. Den 28. marts i år annoncerede centraladministrationen, at der ville være kurser i brugen af RUS2 i løbet af foråret. Desværre faldt kurserne på tidspunkter, hvor det var umuligt for mig at deltage.

Da jeg i september i år foretog en tjenesterejse til Portugal, spurgte jeg ved hjemkomsten vores sekretærer om hvordan jeg dog skulle komme i gang med at bruge RUS2, når nu jeg aldrig var blevet introduceret til det. De kunne berolige mig med at RUS2 sandelig ikke var klar til brug endnu, så jeg kunne fortsætte med at bruge det gamle RUS (som jeg i parentes bemærket altid har fundet besværligt).

Men så kom min tjenesterejse til Grækenland, og nu var RUS2 i mellemtiden blevet klar, så nu var der ingen vej udenom. Der var et problem med at tilføjevedhæftede bilag, fik jeg dog at vide, da jeg loggede ind. Jeg brugte en halvanden time her til formiddag på at indskanne alle mine rejsebilag og indtaste alle oplysninger – alt sammen uden nogensinde at have modtaget en introduktion til systemet. Til sidst havde jeg, ved at prøve mig frem, fundet ud af hvordan jeg kunne indføje udlægsposter, tilføje bilag og angive rejsedage. Og så indsendte jeg rejseafregningen.

Den blev afvist. Sekretærerne gjorde mig venligt opmærksom på at jeg havde angivet forkert omkostningssted. Og de ville meget gerne finde ud af, hvilken grænseflade til systemet, en ikke-administrativ medarbejder som mig ville få at se.

Få minutter senere befandt de sig på mit kontor, og vi prøvede at finde ud af hvad vi skulle gøre. Ingen af os vidste, hvad vi skulle gøre, men til sidst regnede vi ud, at man kunne gøre dette ved at rette oplysningerne om omkostningssted for hver enkelt udgiftspost for sig. Hvad vi derefter skulle gøre, og hvordan den rettede afregning skulle genindsendes, fandt vi derimod ikke ud af. De meget tålmodige sekretærer lovede at finde ud af det. 

Historien om RUS2 er en desværre lidt for typisk historie på flere måder, nemlig en historie om centraliserede forsøg på “effektivisering”.

For det første er RUS2 historien om et nyt software-system, hvor det er uklart, i hvilket omfang brugerne er blevet inddraget (den grumme historie om digital eksamen er et eksempel, der bør skræmme). Introduktionen til systemet er ikke blevet koordineret med ibrugtagningen, og der er stadig irriterende fejl.

For det andet er RUS2 endnu et tidstypisk forsøg på at spare resurser ved “selvbetjening”. Denne tendens kender vi fra bl.a. Føtex, hvor man nu beder kunderne om selv at tage sig af at afslutte køb i stedet for at have ekspedienter. På Aalborg Universitet består selvbetjeningen i at lade hver enkelt medarbejder tage sig af en administrativ opgave. I gamle dage var der administrativt personale, der tog sig af rejseafregninger mm., så forskere og undervisere kunne koncentrere sig om det, de egentlig troede, de var ansat til, mens de administrative medarbejdere tog sig af det administrative. Sådan er det ikke mere. Men det letter ikke presset på de administrative medarbejdere – tværtimod skal de alligevel ofte intervenere for at en rejseafregning kan gå igennem.

(– og så vil jeg i øvrigt bede Henrik og Peter Olesen om tilgivelse for at have tyvstjålet titlen fra deres sang fra 2000)